A automação é uma das formas mais diretas de libertar tempo numa empresa, mas nem todos os processos compensam o investimento. Automatizar o processo errado pode custar mais do que manter o trabalho manual. Antes de escolher ferramentas, vale a pena escolher bem o ponto de partida.
Quatro critérios para decidir
1. Frequência. Uma tarefa feita várias vezes por dia oferece mais retorno do que uma tarefa mensal. Comece por anotar, durante uma semana, o que a equipa repete com mais regularidade.
2. Regras claras. Se consegue descrever a tarefa com instruções do tipo "quando acontece isto, faz-se aquilo", é uma boa candidata. Se cada caso exige uma avaliação diferente, o melhor é apoiar a decisão da equipa, não a substituir.
3. Impacto de uma falha. Um pedido de cliente esquecido tem mais custo do que um relatório interno atrasado. Dê prioridade aos pontos em que um esquecimento afeta os seus clientes.
4. Estabilidade. Automatizar um processo que muda todos os meses cria trabalho de manutenção. Se o processo ainda não está definido, comece por o organizar.
Um bom primeiro exemplo
Em muitas empresas, um bom ponto de partida é o fluxo de pedidos recebidos:
- o cliente preenche um formulário;
- o pedido fica registado num único local;
- o responsável recebe uma notificação;
- a equipa acompanha o estado de cada pedido.
É um processo frequente, com regras claras e impacto direto nos clientes. Além disso, cria uma base de informação que pode ser aproveitada mais tarde.
O que deve ficar nas mãos da equipa
A automação funciona melhor quando se definem os pontos em que uma pessoa continua a decidir: aprovar um orçamento, responder a uma reclamação ou avaliar uma exceção. O objetivo é reduzir o trabalho repetitivo, e não retirar o critério de quem conhece o negócio.
Por onde começar
Escolha um único processo, descreva os passos atuais e identifique onde se perde mais tempo. Mesmo que não avance de imediato para a automação, este exercício ajuda muitas vezes a encontrar melhorias simples.